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规范合同审查

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1. 为规范合同法律审查程序,防范与控制合同风险,特制定 本合同法律审查指引。

2. 公司各部门及下属各级子 (分)公司对外签订的所有合同,原则上均应当按本指引要求进

行审查。

3. 与职工所签订的劳动合同不适用本指引。

4. 合同法律审查人员应要求合同经办人员提供的交易背景材 料、合同目的、交易情况以及利益诉求、我方在交易中是否强势 等信息,便于判断审查重点,如按照法律、行政法规规定应当以 招标、拍卖等特殊的方式缔结的合同,需经过相应法定程序后方 能签署,尤其是建设工程发包、市政特许经营、国有资产转让、 上市公司收购和政府采购等都可能涉及特殊的签订方式。

5. 送审合同资料应当包括:待审合同稿、按要求填写完整的 合同审批表、合同相对方主体资质证明文件、授权书及相关背景 材料等。


公司合同法律审查指引


二、内容审查

(一)主体

1. 主体资格

(1) 合同相对方为企业法人,应当要求其提供最近一年年 检合格的营业执照(副本)、组织机构代码证(副本)、国税和 地税税务登记证等资格证书复印件。

企业法人的分公司在其经营范围内可作为签约主体,超出其 经营范围的,分公司需经总公司书面授权后可以作为签约主体 (分公司作为签约主体,在合同签订前按照上述要求提供分公司 及其总公司相关主体资质文件)。企业法人内设职能部门不具备 签约主体资格。

对于外国企业的法人身份,应当按照该企业所在国的法律、 法规的规定审核该企业的主体资格。

(2) 合同相对方为自然人,应当要求其提供身份证或户籍 卡等身份证明文件。年满十八周岁以上且具备完全民事行为能力 的,可以作为签约主体。外国人作为签约主体的,应当要求其提 供合法有效的护照复印件,并根据拟签订合同的性质,审核该外 国人是否在中国已经取得合法、有效的就业许可、居留许可等。

(3) 合同相对方为个体工商户、合伙组织,应当要求其提 供个体工商户、合伙组织的营业执照和经营者的身份证复印件; 律师事务所和会计师事务所应当提供执业许可证或执业证明复 印件。

(4) 保证人的资格审查:具有代为清偿债务能力的法人、 其他组织或者公民,可以作保证人,但国家机关(经国务院批准 为使用外国政府或者国际经济组织贷款进行转贷的除外),学校、 幼儿园、医院等以公益为目的的事业单位、社会团体,企业法人 的分支机构、职能部门(分支机构有法人书面授权的除外)不能 作为保证人。

2. 经营范围、经营方式

审查合同相对方的经营范围、经营方式是否与营业执照登记 的内容相符。

若合同交易标的物属国家限制经营或特许经营的,应当要求 其提供特许经营许可证书。国家法律、法规对经营资质有特殊要 求的,应当要求合同相对方提供法律、法规规定的资质或等级证 书。根据合同性质、交易目的或国家法律、法规规定,需要专业 人员服务的,应当要求合同相对方提供为本合同服务的专业人员 的资质证书复印件。

对上述主体资格的审查,合同审查人员应根据重要程度和对 相对方资信情况掌握程度,要求提交相关原件,必要时应登陆相 关国家政府官网(如工商、税务等)查询核实。特别对重要或有 疑点的,应当亲自到政府相关职能部门查询核实。


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3. 相关书面资料的审查

(1) 合同主体资质文件为传真件或加盖该单位的行政公章 的复印件,同一会计年度内与同一合同主体签订多个合同的,仅 在初次送审时按照本指引上述规定的要求提交相关资质文件。根 据实际情况需要核对原件的,由合同经办人员协助办理。

(2) 授权书审查:授权书必须为原件,授权内容和期限应当明确且必须加盖授权单位的行政公章并由法定代表人签章。

(二) 标的(物、技术、服务或工程等)

对交易标的的审查,应当审查来源是否合法,权属是否明确, 交易是否受到限制。对标的相关法律、规范和标准的引用是否到 位,尤其是对标的定性分析和定量描述是否全面、精准;如为货 物的应标明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、 是否成套产品等。

(三) 数量

明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差和自然损耗 率等。

(四) 质量

应当明确、具体,若实行国家标准、行业标准的应当在合同 中直接援引该标准。如果是企业标准或者特殊标准,则应当作为 合同条款内容约定,或者作为合同附件。

(五) 验收及维修条款

明确验收时间、方法、标准及验收采用抽检/全检/样品检测 的方式,收/发货的验收期限及异议提出期限,并根据需要约定 质保期、免寇维修期等维护条款。明确验收的主体资格、质量不 合格情况下的整改措施和责任承担、结算资料的提交时间和补充 要求。

(六) 价款(报酬)及其支付

明确支付主体、付款条件、支付方式(一次性或分期)、支 付期限、币种及税费承担方等,特别是保险、税收、规费、代缴 代扣的负担。特别注意合同条款中“订金”与“定金”,约定定金的,定金额 不得超过主合同标的额的20%。据实结算的,应明确实际结算的单价。

如我方为接受货币方则争取约定在收到价款(报酬)后开具 发票,如合同相对方为接受货币方则争取要求在开具正规发票后 支付价款。合同条款中应当注明发票种类。

如我方为货币支付方,应把价款的支付和合同履行过程中对 方合同义务的履行和防控对方违约风险结合起来,把价款的支付 条件和对方在各阶段应履行的合同义务密切联系,通过设定价款 支付的时间点和付款比例来促使合同对方如约履行合同义务,最 大限度发挥付款条款的风险控制作用。一般不应一次性付款;分 期付款的合同,付款比例应恰当,首付款比例不宜过高。

常见付款节点:①合同生效时间;②合同经相关管理部门批 准、登记、备案的时间(如有);③交付时间;④验收合格时间; ⑤质量保证期届满时间。

(七)履行期限、地点及方式

审核合同履行中支付、给付等时间上的要求(起止、阶段、 期限、日期)是否明确,时间衔接是否冲突,是否符合法定的期 限要求。交付地点以降低我方风险为原则,尽量选择我方所在地 交付。履行的标的物所在地、提货地、送货地、路线、空间界限 或范围是否明确,标的为货物的,应明确运费承担方式及风险的 转移(在途运输货物的灭损风险应当约定由对方承担)。


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(八) 双方权责(陈述和保证)

责任约定应明确、具体,免责条款应当合法、公平且范围适 当。权利是否合理对等有无遗漏,尤其应当注意我方主要权利是 否被对方排除,有关弃权或豁免条款是否适当,是否遗漏我方的 重要权利等;

义务和责任是否合理对等或有无遗漏,尤其应当注意义务是 否为彼此接受,是否存在责任不合理排除或/和加重的情形,是 否遗漏重要的义务和责任,不可抗力条款是否范围适当或公平 等。

(九) 违约责任

主要审查违约情形及承担违约责任的方式是否合理、全面。 尽量穷尽各种可能的违约假设并设立违约处理方式。约定违约情 形、违约责任,违约所产生的损失范围及补偿(如对于可预期利 益的范围的界定)。

对不履行、迟延履行、履行不全面、违反双方其他权利义务 (如安全条款、资质条款)等情况的约定。

1. 违约责任的承担方式:继续履行、赔偿损失、采取补救 措施、违约金责任、定金责任。

根据需要可约定违约金、损害赔偿金、双倍返还定金,要求 继续履行或要求采取更换、重作、减少价款或者报酬等补救措施, 以及终止或解除合同等。

2. 如果合同对我方具有特殊的商业价值或利益,而存在对 方单方违约解除合同的可能时,可视情况采用加重对方的违约成 本,制约对方的违约行为。如在约定违约金、赔偿损失之外,约 定守约方还有权要求违约方继续履行合同,保护守约方缔约目的 的实现。

3. 对违约责任约定要明确,避免出现如下情况:

如:①约定“按照《合同法》解决争议”;

②约定“按照《合同法》有关条款承担违约责任”。

4. 最好明确约定违约金数额、数额计算方式,如以合同总 金额的一定比例计算违约金,或按中国人民银行同期贷款利息、 逾期贷款罚息等标准能计算日违约金。如未实现约定具体计算方 法,守约方须举证实际损失的多少,而损失计算通常复杂且争议 较多,不利于损失的及时弥补、纠纷的顺利化解。约定定金的,不得超过主合同标的额的20%。违约金和定金不得并用。

(十)合同的生效、变更、中止和解除

注意生效的特殊条件,如约定附条件、附期限等,或根据法 律规定须经批准(对外专利申请权或和专利权、中外合资经营、 中外合作经营等)、经登记、经公证,同时注意明确上述手续的 办理责任。

另外,应尽量在合同中明确解除情形及解除权的行使。

原则:①合同生效应当已履行必要的内部和外部批准程序;

② 合同的变更、中止和解除应当与付款进度、违约责任相对应;

③ 合同应当约定合同变更、中止、解除时,合同权利义务的处置;

④ 如果合同对我方具有特殊的商业价值或利益时,应当尽可能不 约定合同解除条款,而以相应违约责任作替代;⑤合同应当明 确变更、中止、解除的条件,且尽可能由我方占主动权。

(十一)争议解决

因合同引起的或与本合同有关的任何争议双方可以在合同 中选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标 的物所在地人民法院管辖,但不得违反《民事诉讼法》对级别管 辖和专属管辖的规定。在合同签订时尽可能的约定由我方所在地 法院管辖,或向我方选定的仲裁机构申请仲裁,仲裁机构的名称 应当准确唯一,应当遵循下列特殊原则。

① 不动产合同纠纷,应当约定不动产所在地的法院管辖;

② 知识产权纠纷合同,应当约定有管辖权(知识产权案件管 辖有专门规定)的人民法院管辖;

③ 约定的仲裁机构名称要准确;

④ 不得同时约定仲裁和法院管辖;

⑤ 不得同时约定两个以上仲裁机构。

(十二)其它

如知识产权归属、保密条款、通知、合同份数及保存、附件 等的明确。

需经批准、登记或公证的合同应约定办理批准、等级或公证 手续的责任。附条件和期限的合同,所附条件或期限是否合法。

涉及抵押的,明确抵押手续办理责任和期限,涉及质押的, 明确交付质物的时间等。

三、其它

(一)签名和盖章

1. 主体为单位的,加盖单位公章或合同专用章并由法定代 表人或负责人签字。双方要在每页合同上签字或者加盖骑缝章。

2. 主体为自然人的,签名并填写身份证号码。

3. 由授权代表签署的,需出具授权委托书(授权内容及范 围应明确具体,涵盖被授权代表实际需处理的所有事务;授权时 间合法有效;授权委托书须为原件且加盖授权单位的行政公章和 法定代表人签字或盖章)、委托人身份证明和代理人身份证明, 同时注意其代理权限及代理期限。

4. 以保证方式作为担保的,应当在主合同中写明保证条款 或另行签署保证合同,保证人为自然人的应当签字并按手印,保 证人为法人的应当有法定代表人或授权代表签字并加盖公章。以 抵押作为担保的,应当到相关部门办理抵押登记手续。以质押方 式作为担保的应当交付质物,或根据法律、法规规定办理质押登 记。

(二)住所(住址)

1. 主体为单位的,写明单位的主营业场所所在地,住所必须是执照注册地,营业场所可为主营业场所所在或办公地。

2. 主体为自然人的,写明住址,公民以他的户籍所在地的 居住地为住所,经常居住地与住所不一致的,经常居住地视为住 所。“经常居住地”应当理解为连续居住1年以上的居住地,并有 长期居住目的的。

(三) 联系方式

各方均附上本单位(人)的联系方式。

(四) 签约时间和签约地点

各方均应填写己方的实际签约时间以及签约地点。没有选择 争议管辖的,签约地点应尽量争取在我方所在地。

(五)文字审查

无歧义、用语简洁、用词精确,尽量避免使用“约”、“大约”、 “左右”、“全部”、“一切”、“好的”、“合理的”、“重要的”、“大的” 等模糊用语,避免“订金”、“定金”等的混用,“股权”、“股份”等 的混淆。